"Ihre beiden Definitionen, sowohl die Definition Schlüsselfunktion als auch die Definition Schlüsselposition, haben mir bei der Anfertigung meines Buchs sehr geholfen. Ich habe selbst dadurch eine Klarheit erlangt, die ich bei vielen anderen Definitionen vermisst habe. Daher habe ich sie eins-zu-eins in mein Buch übernommen." (Lesen Sie weitere Kundenstimmen und Referenzen!)

Personal: Schlüsselfunktion – was ist das? Was ist eine Schlüsselposition? Welche Rolle spielt die strategische Bedeutung der Funktion?

Definition Schlüsselfunktion – Definition Schlüsselposition

Im Personalmanagement die Begriffe Schlüsselfunktion und Schlüsselposition genau definieren und Beispiele kennen

Die folgenden Definitionen für Schlüsselfunktion und Schlüsselposition beziehen sich auf die Verwendung der beiden Begriffe im Bereich des Personalwesens.

Unter Schlüsselpositionen werden maßgeblich bestimmte Positionen oder Stellen verstanden, die im Folgenden genau definiert und erläutert werden. Doch insbesondere für den Begriff der Schlüsselfunktion gibt es in vielen anderen Bereichen andere Definitionen und ein anderes Begriffsverständnis.

Definition Schlüsselfunktion und Schlüsselposition im HR-Bereich

Hier geht es allein um das Definieren von Schlüsselfunktionen und Schlüsselpositionen im Bereich der Human Resources (HR). Sowohl die Definition für Schlüsselfunktion als auch die Definition von Schlüsselposition entsprechen dem aktuellen Stand der Wissenschaft.

Beide Definitionen gelten als die Standard-Definitionen, die in Unternehmen und anderen Organisationen verwendet werden. Sie dienen dort als Grundlage für das Analysieren von Funktionen sowie für das Identifizieren und Managen von Schlüsselfunktionen und Schlüsselpositionen.

Was sind Schlüsselfunktionen?

Das entscheidende Kriterium für die Einstufung einer Funktion als Schlüsselfunktion ist deren strategische Relevanz für das Unternehmen. Hohe strategische Relevanz ist bei Funktionen gegeben, die maßgeblich an den zentralen Wertschöpfungsprozessen beteiligt sind oder über die künftige Wettbewerbsposition des Unternehmens entscheiden.

Wenn Mitarbeiter, die Schlüsselfunktionen mit hoher strategischer Relevanz besetzen, kündigen, ist dies stets mit enormen Kosten verbunden. Dazu zählen zum einen direkte und indirekte Fluktuationskosten sowie Wiederbesetzungskosten.

Folgen der Fluktuation bei Schlüsselfunktionen und Schlüsselpositionen

Zum anderen sind mit der Kündigung auch hohe Opportunitätskosten verbunden. Um hierzu verlässliche Aussagen treffen zu können, nutzen in der Praxis immer mehr Unternehmen unser » kostenloses Tool zur Berechnung von Fluktuationskosten.

Der Weggang von Mitarbeitern, die Schlüsselfunktionen mit hoher strategischer Relevanz innehaben, führt regelmäßig zum Ende von Projekten, die sehr bedeutsam für die Unternehmensentwicklung gewesen wären. Nicht selten kommt es durch die Fluktuation der Inhaber von Schlüsselfunktionen bzw. Schlüsselpositionen – den Schlüsselkräften – sogar zum Niedergang einer gesamten Business Unit.

Was sind Schlüsselpositionen?

Schlüsselpositionen werden analog zu der Definition von Schlüsselfunktionen über das entscheidende Kriterium der strategischen Bedeutung definiert. Funktionen mit hoher strategischer Bedeutung tragen in besonderem Maße zum Erfolg und zur Sicherung des Fortbestands der Organisation bei.

Beispiele für Schlüsselpositionen und Schlüsselfunktionen

Im Zusammenhang mit den Begriffen von Schlüsselposition bzw. Schlüsselfunktion fällt häufig der Begriff der Engpassfunktion. Dies sind Funktionen, die durch geringe Verfügbarkeit von Personen gekennzeichnet sind, die für deren Besetzung geeignet sind (» Definition Engpassfunktion «). Die Funktion, bei der ein Engpass besteht, muss nicht zwingend eine Schlüsselfunktion darstellen. Beispielsweise kann die Funktion des Auszubildenden in einem bestimmten Berufsbild eine Engpassfunktion darstellen, sofern geeignete Bewerber kaum zu bekommen sind. Die Funktion bzw. Stelle des Auszubildenden wird jedoch nur in seltenen Fällen das Merkmal einer hohen strategische Bedeutung erfüllen und gilt daher nicht als Schlüsselfunktion oder Schlüsselposition.

Schlüsselpositionen sind andersherum auch nicht zwangsläufig Engpasspositionen. Sofern eine Funktion das Merkmal einer hohen strategischen Bedeutung für die Existenz- oder Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation erfüllt, gilt diese als Schlüsselposition. Könnte jedoch im Falle des Weggangs des Inhabers einer Schlüsselposition bzw. Schlüsselfunktion die entstehende Vakanz problemlos gefüllt werden, weil ausreichend passende Arbeitskräfte am Arbeitsmarkt verfügbar sind, gilt diese nicht als Engpassfunktion bzw. Engpassposition.

Critical Skill Employees

Schlüsselposition bzw. Schlüsselfunktion auf der einen und Engpassfunktion auf der anderen Seite sind daher scharf zu trennen, zumal sich die mit deren Behandlung verbundenen, wirtschaftlich sinnvollen Vorgehensweisen stark unterscheiden. Es kann jedoch auch dazu kommen, dass eine Funktion sowohl eine Engpass- als auch eine Schlüsselfunktion darstellt.

Dieser Fall entsteht dann, wenn die Funktion für die Existenz- oder Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens entscheidend ist und zugleich passende Arbeitskräfte kaum zu finden sind. In diesen Fällen spricht man im personalwirtschaftlichen Bereich von Critical Skill Employees (CSE).

Schlüsselfunktionen besetzen

Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen zu besetzen stellt das externe Personalmarketing üblicherweise vor keine große Herausforderung, sofern nicht zugleich ein Mangel an geeigneten Arbeitskräften gegeben ist (CSE-Fall). Doch es kann sehr oder zu lange dauern, bis eine externe Neubesetzung eingearbeitet ist und die Schlüsselposition voll ausfüllt. Denn so lange steigen die Opportunitätskosten weiter an, wenn auch langsam abnehmend.

Daher liegen die wirkungsvollsten Ansatzpunkte für Aktivitäten des Personalmanagements primär im Bereich der 1. Mitarbeiterbindung der Inhaber von Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen und 2. in der Nachfolgeplanung für Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen.

Risikomanagement bei Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen

1. Bindung der Inhaber von Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen

Weggänge von Schlüsselpositions-Inhabern sind möglichst komplett zu vermeiden. In Begrifflichkeiten des Risikomanagements ausgedrückt, wird durch passende Bindungsmaßnahmen die Wahrscheinlichkeit für den Weggang und damit der Schadenerwartungswert gesenkt (Schadenerwartungswert = Wahrscheinlichkeit x Schadenhöhe).

2. Nachfolgeplanung für Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen

Der andere Faktor des Schadenerwartungswerts, die Schadenhöhe, kann durch Maßnahmen des Talentmanagements verringert werden. Hier ist insbesondere eine solide Nachfolgeplanung von Bedeutung. Mit dieser wird sichergestellt, dass im Falle des Weggangs eines Schlüsselpositions-Inhabers ausreichend interne Kandidaten für die Besetzung der vakant werdenden Schlüsselposition vorhanden sind.

Mitarbeiterbindung bei Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen

Aufgrund der strategischen Relevanz der Schlüsselfunktionen bzw. Schlüsselpositionen ist es sehr wichtig, auf hohe Bindung der Funktionsinhaber zur Organisation zu achten und erfolgskritische Schlüsselkräfte zu binden. Das entscheidende Kennzeichen einer Schlüsselfunktion ist die hohe strategische Bedeutung oder, in anderen Worten, die hohe strategische Relevanz der Funktion.

In der SELIMAB-Methode ist ein Funktionsportfolio integriert, bei dem die Ausprägung dieser Dimension auf der horizontalen Achse abgebildet wird. Mithilfe der SELIMAB-Methode kann die angestrebte Intensität der Mitarbeiterbindung – insbesondere bei den Inhabern von Schlüsselfunktionen bzw. Schlüsselpositionen – exakt dosiert und gesteuert werden.

Möchten Sie sich über Möglichkeiten zur Mitarbeiterbindung bei Inhabern von Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselfunktionen in Ihrem Unternehmen austauschen? Bitte nehmen Sie Kontakt zu den Mitarbeiterbindungs-Experten auf.